L’onboarding RH influence grandement la productivité des nouveaux employés. Certaines démarches sont essentielles pour réussir cette intégration dans l’entreprise.

Processus d’onboarding RH : comment réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs ?

Après le recrutement d’un nouveau talent, vous devez vous assurer de créer les conditions pour qu’il se sente à son aise dans l’entreprise, et pour qu’il soit effectivement utile à cette dernière. Tous les moyens consacrés à la publication de l’offre d’emploi, à l’analyse des candidatures ou encore aux entretiens seront perdus si l’employé s’intègre mal, voire démissionne dès les premières semaines. Le département des ressources humaines doit alors définir un parcours d’intégration bien structuré pour accueillir les nouveaux collaborateurs, en tenant compte à la fois des aspects techniques et des aspects sociaux.

La formation professionnelle pour un onboarding qui met en confiance

Lorsqu’un salarié arrive dans un nouvel environnement professionnel, ses compétences de base ne suffisent pas toujours pour lui permettre de s’intégrer pleinement et d’être immédiatement opérationnel. La mise en place d’un plan de formation peut alors s’avérer d’une grande aide.

Quelle est l’utilité de la formation pour une intégration RH réussie ?

Dans le cadre de l’onboarding RH, le déroulement d’un plan de formation permet au nouveau collaborateur de renforcer les compétences qui lui seront utiles dans ses nouvelles fonctions. Quel que soit son parcours et ses précédentes expériences, une telle formation est utile pour actualiser les principales connaissances qui seront sollicitées suivant les pratiques de la nouvelle entreprise. En tant que dirigeant, vous devez alors déterminer la meilleure façon de déployer cette formation.

Les différents modes de formation à envisager

Pour l’intégration d’un nouveau collaborateur, l’entreprise peut mettre en place différents types de formation, selon les moyens dont elle dispose. Le mode de formation le plus répandu est celui en situation réelle. Ce type de formation s’insère naturellement dans le fonctionnement ordinaire de l’entreprise. Il permet au nouveau salarié de s’imprégner plus rapidement des réalités de l’entreprise. Une planification rigoureuse et un suivi strict seront toutefois nécessaires, pour éviter que les actes de formation soient absorbés par la routine du travail.

Il est également possible de concevoir des formations en ligne, dans le cadre d’un onboarding RH. Dans ce cas, avant la pleine intégration du salarié, celui-ci suit des modules de formation sur la vision, la philosophie et les pratiques de sa nouvelle entreprise d’accueil. Une telle préparation facilite les premiers contacts, ainsi que la gestion des premières missions, et peut augmenter les chances de réussite de l’intégration.

La pleine implication du manager dans l’accueil du nouveau salarié

Les nouveaux salariés affrontent de nombreuses incertitudes juste après l’embauche. Au-delà de l’appréhension qu’ils peuvent avoir sur le plan technique, en rapport avec les premières tâches qui leur sont confiées à leur arrivée, des hésitations surviennent également sur le plan social. L’appui du manager peut alors se révéler essentiel pour aider le nouveau collaborateur à réussir ses premiers pas.

Grâce à son expérience et à son vécu, le manager est le mieux placé pour organiser l’onboarding. Il peut proposer des activités, structurer l’intégration ou encore élaborer une stratégie de suivi. Par ailleurs, il peut guider la nouvelle recrue vers les méthodes de travail appropriées pour ses premières tâches.

Une solide planification des premières activités, pour une intégration progressive, personnalisée et organisée

De nombreuses entreprises commettent l’erreur de considérer l’onboarding RH comme une simple formalité, ne nécessitant pas de précautions particulières. Il s’agit pourtant d’une étape cruciale, qui impacte de façon considérable le maintien du salarié à son poste sur une longue durée.

Selon une étude menée par Gallup en 2020, 88 % des employés se disent insatisfaits du processus d’intégration que leur employeur avait prévu pour eux. Sans surprise, des chiffres publiés par l’INSEE en 2023 indiquent que 45 % des démissions surviennent dès la première année de contrat. De ces chiffres, il ressort clairement qu’une intégration RH de qualité peut être décisive pour la fidélisation des talents.

En ce sens, des études de Brandon Hall Group pour AllenComm suggèrent qu’un processus d’onboarding réussi peut améliorer de 82 % le taux de rétention des nouveaux employés. Pour ce faire, toutes les étapes doivent être rigoureusement planifiées, de la formation à distance ou en présentiel à l’exécution des premières tâches, en passant par les premières missions extérieures confiées à la nouvelle recrue. Au-delà des activités professionnelles, sa première participation aux sorties de motivation ou encore ses premières contributions aux afterworks doivent aussi être pensées et facilitées.

Un processus d’onboarding fiable va donc bien au-delà de 2 ou 3 réunions de bienvenue expédiées en 2 ou 3 semaines. Les rapports et enquêtes traitant du sujet indiquent qu’un bon programme d’onboarding s’étend en moyenne sur 9 mois.

Un suivi périodique du niveau d’intégration et l’attribution d’un mentor

Parmi les clés permettant de réussir l’onboarding RH d’un nouveau collaborateur, figure également le dispositif de suivi mis en place. Ce dernier peut prendre la forme d’entretiens mensuels ou bimensuels, d’un contrôle régulier des résultats qu’il obtient ou encore d’une collecte fréquente de ses feedbacks via des rapports périodiques. En complément, il peut également être intéressant d’attribuer un mentor à la nouvelle recrue.

Alors que le rôle du manager référent se limite à la planification, au suivi factuel et aux conseils généraux, le mentor ou tuteur est en mesure d’interagir de manière plus poussée avec le nouveau collaborateur. Présent et à l’écoute, il fait office de conseiller et guide le nouveau venu pas-à-pas, afin de faciliter aussi bien son intégration professionnelle que son intégration sociale dans l’entreprise. Bien sûr, selon le contexte et les moyens disponibles, les rôles de manager et de mentor peuvent être confondus.