En ligne logiciel d’ecriture de cheque est un moyen de créer numériquement des chèques virtuels et physiques à l’aide d’un ordinateur.
Un logiciel d’écriture de chèques en ligne permet aux entreprises ou aux particuliers de générer des modèles de chèques pour imprimer des chèques papier qui peuvent être envoyés par la poste ou envoyer des chèques numériques sur Internet. Ce type de logiciel élimine le besoin d’un chéquier physique ou d’autres chèques papier fournis par la banque.
Il existe une grande variété de logiciels d’écriture de chèques en ligne disponibles dans le commerce ; chacun a des avantages pour des applications spécifiques et des inconvénients pour les autres.
Une étude approfondie de ces options logicielles peut révéler le logiciel de rédaction de chèques personnalisé parfait pour répondre à vos besoins particuliers.
Que propose-t-il ?
Il existe plusieurs avantages inhérents au logiciel de rédaction de chèques en ligne. Tout d’abord, tous les programmes fournissent le type MICR (Magnetic Ink Character Recognition). Lorsqu’il est imprimé avec une encre spéciale, c’est ainsi que les sociétés financières et commerciales valident les chèques. Il existe des programmes à cette fin qui « lisent » spécifiquement le MICR.
de quoi aurez-vous besoin
L’impression d’un chèque physique à l’aide d’un logiciel d’écriture de chèques n’est pas aussi simple que l’impression d’un document texte. Bien que le logiciel fournisse une disposition des chèques et le type de MICR requis, des fournitures supplémentaires sont nécessaires :
vérifier le papier en stock
L’impression de chèques sur du papier ordinaire n’est pas recommandée. Le papier pour chèques est universellement utilisé pour l’impression de chèques. Certains avantages incluent les filigranes, la micro-impression et les avertissements de sécurité, et il est disponible dans une multitude de couleurs et de motifs préimprimés.
encre magnétisée
La technologie de vérification des documents juridiques, y compris les chèques, a été développée dans les années 1950. Le procédé implique l’utilisation d’une encre sensible aux champs magnétiques pour authentifier le document.
Les chèques papier, en particulier, nécessitent cette encre spéciale, car elle est utilisée pour « lire » les numéros de compte, les numéros d’acheminement et d’autres informations pertinentes sur les chèques.
Une imprimante
Presque toutes les imprimantes domestiques ou professionnelles peuvent imprimer des chèques ; cependant, il est important de vérifier si cette imprimante est compatible avec l’encre magnétisée.
Une autre chose à considérer est que les imprimantes à jet d’encre peuvent tacher lorsqu’elles sont exposées à l’humidité, alors prenez les précautions nécessaires lors de l’impression. Pour éviter ce problème, il peut être préférable d’utiliser une imprimante laser.
Une autre option consiste à demander à un service d’impression de préimprimer vos chèques avec les informations MICR. Ensuite, vous pouvez en insérer un dans votre imprimante existante sans avoir besoin d’encre spéciale pour remplir les blancs (bénéficiaire, date, notes, etc.).
Programmes de gestion financière
Si vous êtes déjà abonné à un programme de gestion de l’argent comme QuickBooks ou Quicken, vous disposez déjà d’un logiciel d’écriture de chèques en ligne. L’un des avantages de l’utilisation de cette fonctionnalité est que les chèques que vous écrivez sont automatiquement déduits de votre compte.
Les programmes de gestion de fonds mettent généralement en place des paiements en ligne récurrents qui ne nécessitent pas l’impression d’un chèque. Cependant, si un chèque physique est souhaité pour un paiement unique ou un chèque en blanc pour une utilisation matérielle, une fonction distincte est disponible.
Logiciel d’écriture de chèques autonome
Lorsque vous recherchez un logiciel d’écriture de chèques, soyez précis au préalable sur vos besoins individuels. Par exemple, êtes-vous une seule entité dont les finances familiales nécessitent quelques chèques, une petite entreprise ou une grande entreprise avec une masse salariale et des sorties de trésorerie ?
Certains logiciels d’écriture de chèques sont non seulement meilleurs pour certaines clientèles, mais certains fonctionnent également mieux avec des systèmes d’exploitation informatiques spécifiques. Par exemple, certains programmes fonctionnent mieux avec Microsoft Windows et d’autres utilisent Apple.
Problème de sécurité
La sécurité est l’une des principales préoccupations de l’émission de chèques en ligne. La protection de vos informations financières est primordiale.
Lors de la sélection d’un logiciel d’écriture de chèques, gardez à l’esprit quelques exigences :
- mot de passe de protection – Cela peut sembler intuitif, mais il est souvent négligé. La protection par mot de passe est indispensable si votre ordinateur est partagé ou disponible pour quelqu’un d’autre.
- Prise en charge des lignes MICR – Tous les logiciels d’écriture de chèques doivent inclure le support MICR. Mais si vous avez besoin de plus que les bases, découvrez ce que le programme peut faire d’autre avec MICR.
- encodage crypté – Choisissez un programme qui imprime un code crypté indiquant à votre banque d’honorer le chèque de la personne qui le présente. Cela peut éviter des retards inutiles et la confusion à la banque en raison de problèmes de contrefaçon.
Gardez à l’esprit que la plupart des logiciels d’écriture de chèques sont installés sur votre ordinateur et y restent jusqu’à ce que vous les supprimiez. Cependant, le piratage est un aspect malheureux du monde numérique. Bien que le processus de vérification en ligne soit sécurisé, le logiciel lui-même est vulnérable à tout ce qui passe à travers votre pare-feu ou tout programme de sécurité en ligne.
Certains fournisseurs de logiciels d’écriture de chèques alternatifs utilisent le cloud Internet. Le choix d’exposer votre historique financier au grand Web est personnel et basé sur votre propre confiance et foi dans ce niveau de visibilité.
Caractéristiques supplémentaires
Si vous êtes un particulier ou une entreprise qui gère de l’argent entrant, recherchez une fonctionnalité dans votre logiciel qui vous permet d’imprimer des bordereaux de dépôt. Vous économiserez de précieuses minutes qui s’accumulent en heures en ayant la possibilité de produire des bordereaux de dépôt remplis avant d’aller à la banque avec un dépôt en espèces ou par chèque.
La plupart des logiciels de vérification vous permettent d’ajouter des éléments de conception au chèque imprimé. L’ajout de touches professionnelles ou personnelles au chèque papier met en valeur le donneur de chèque. Assurez-vous que le programme que vous choisissez permet la personnalisation du format de chèque.
De nombreux utilisateurs de logiciels de vérification en ligne ont plusieurs comptes. Si vous gérez plusieurs comptes, cette fonctionnalité rend la vie beaucoup plus facile à gérer que de réinstaller le programme plusieurs fois. S’il s’agit de quelque chose dont vous avez besoin ou si vous pensez que cela pourrait être nécessaire à l’avenir, veuillez vérifier si c’est le cas pour le logiciel que vous avez choisi.
Il existe souvent d’autres fonctionnalités utiles disponibles.
Par exemple, recherchez dans le logiciel un registre de chéquier visuel, des enregistrements de transfert de compte, des rapports de revenus et de dépenses et un calculateur de solde. Bien sûr, vous pouvez utiliser la calculatrice sur votre téléphone portable ; cependant, l’avoir sur l’écran pendant que vous travaillez est un plus.
La ligne du bas
Alors c’est quoi logiciel d’émission et d’impression de chèques en ligne?
L’utilisation de chèques en ligne permet aux utilisateurs d’être plus productifs dans un laps de temps plus court. Le logiciel lui-même est un moyen de rationaliser votre temps consacré aux finances et de vous faciliter la vie.
N’oubliez pas de magasiner avant de prendre une décision finale : la plupart des entreprises proposent une période d’essai pour tester le produit ; sélectionnez un logiciel facile à utiliser. Sinon, vous risquez de rencontrer des difficultés qui font perdre du temps ou entraînent des erreurs coûteuses.
Si tel est le cas, vous pouvez également acheter des chèques à la banque et les écrire à la main.
Article connexe intéressant : « 10 façons dont la comptabilité aide votre entreprise »
