L’automatisation est la clé de la croissance des entreprises
Les entreprises s’adaptent pour suivre l’évolution de la demande de meilleurs produits et services grâce à l’automatisation de différents processus. Les défis auxquels est confrontée une organisation aujourd’hui sont complexes, d’autant plus que les acquisitions et les paiements de factures connexes coïncident avec l’échelle des opérations.
Il y a quelques années, les équipes financières ne priorisaient pas Automatisation des points d’accès et ils étaient même sceptiques quant aux fonctionnalités des plateformes numériques qui remplacent une fonction cruciale comme les comptes fournisseurs. Une autre raison du manque d’enthousiasme était que l’automatisation a d’abord été introduite dans des processus qui étaient des moteurs directs de croissance où l’expérience du consommateur était un différenciateur majeur.
Par conséquent, jusqu’à récemment, la fonction des comptes fournisseurs ne pouvait pas correspondre à l’échelle des opérations et était un processus laborieux qui prenait du temps et truffé d’erreurs. Cependant, l’intelligence artificielle, la blockchain et l’automatisation des processus robotiques changent la donne pour les entreprises du monde entier. Une plate-forme plus dynamique est introduite avec un ensemble complexe de capacités et de fonctionnalités qui peuvent gérer des multiples de la charge de travail actuelle pour automatiser les processus de comptes fournisseurs.
Prévisualiser avant d’automatiser AP
De nombreuses entreprises trouvent fastidieux d’évaluer leur situation en fonction des besoins et des exigences du processus interne. La plupart des équipes de processus ont du mal à identifier les incohérences et à formuler une analyse des écarts solide qui peut aider à trouver des solutions ciblées aux problèmes existants. Comprendre ce qu’ils veulent et trouver des solutions qui corrigent les anomalies de processus actuelles sont des moyens de commencer. Cependant, l’ensemble du processus peut être débogué avec des problèmes persistants si les quelques paramètres sont soigneusement vérifiés pendant que les outils d’automatisation AP sont finalisés. Voici quelques conseils qui peuvent aider une entreprise à ouvrir la voie avant d’automatiser son processus de comptes fournisseurs :
Lorsque le processus actuel est examiné, les faiblesses de la fonction AP sont identifiées. Les solutions potentielles sont souvent des étapes simples qui peuvent être oubliées par la personne traitant manuellement les paiements. Si des points faibles qui entravent le processus des comptes fournisseurs sont localisés, les outils numériques d’AP peuvent être personnalisés avec des solutions ciblées qui résolvent les goulots d’étranglement.
Les outils d’automatisation sont des composants importants qui contribuent à améliorer l’expérience numérique des employés. Il est donc important d’impliquer vos équipes et de leur demander des suggestions à intégrer pour améliorer le processus d’automatisation. Lorsque les employés sont consultés avant de s’orienter vers un changement, vous bénéficierez d’avantages indirects tels qu’un meilleur engagement des employés et une adaptation plus rapide aux changements dans les opérations. L’employé est également formé pour accepter la présence de la robotique comme un moyen d’améliorer sa participation à des rôles à valeur ajoutée.
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Concernant une démo de la plateforme
Il existe plusieurs fournisseurs de services d’automatisation des points d’accès, et la sélection de celui qui correspond à la commande et à la facture n’est plausible qu’après une démonstration physique du logiciel. Si le logiciel est livré avec un essai gratuit qui peut être annulé dans un délai stipulé, cela devient une option plus facile car les équipes auront une expérience pratique des derniers services disponibles. Le processus de prise de décision sera amélioré par le processus d’échantillonnage et le bon service sera sélectionné après les premiers rapports de diligence raisonnable.
Liste de contrôle des fonctionnalités pour l’automatisation des points d’accès
Comprendre le besoin d’automatisation et se préparer après avoir consulté les équipes sont les premières étapes qui aideront la prochaine étape à se concentrer sur le bon logiciel ou la bonne plateforme qui peut ajouter de la valeur au processus des comptes fournisseurs. Il est recommandé de vérifier les caractéristiques suivantes avant de donner le feu vert définitif à un point d’accès automatisé :
L’interface utilisateur de toute application détermine l’intérêt de l’utilisateur final. Il existe de nombreux cas où les employés ont rejeté les outils d’automatisation parce que l’interface est difficile à naviguer et prend trop de temps à répondre et à charger. Assurer une interface simple qui peut aider à une automatisation fluide sera une étape efficace car il faudra moins de temps aux employés pour apprendre et s’adapter aux changements.
Sélectionnez une plate-forme qui offre un tableau de bord épuré qui n’est pas encombré de trop d’informations. Il doit également aider le salarié à repérer les informations essentielles et les caractéristiques requises selon les principes comptables suivis dans le cadre réglementaire.
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Stockage et sécurité des données
Une entreprise a plusieurs factures qui doivent être triées et classées selon des catégories pour rendre les choses plus flexibles. L’information doit être accessible à tous les membres autorisés de l’équipe afin de faciliter l’accomplissement de leurs tâches. Les données peuvent être stockées dans un référentiel central et récupérées à l’aide de recherches par mots-clés. Par exemple, si un employé souhaite accéder aux détails de la facture d’un fournisseur dont le nom commence par K, seules les premières lettres du nom afficheront toutes les factures liées à l’entité. De cette liste, à l’aide du calendrier, les factures archivées peuvent être extraites.
L’automatisation des comptes fournisseurs rationalisera les tâches répétitives qui prennent du temps si elles sont effectuées par le biais du processus manuel. Il permet de réduire les délais, d’augmenter la productivité, de minimiser les erreurs telles que les factures en double et de faire correspondre les bons de commande et les bons de commande sans achat avec les factures reçues. L’automatisation des comptes fournisseurs rationalise le processus pour qu’il coïncide avec l’approbation des factures afin d’améliorer l’efficacité globale du flux de travail du processus.
Une entreprise doit pouvoir options de paiement selon l’exigence du vendeur. Il peut être difficile de convaincre un fournisseur d’accepter un paiement par carte de crédit pour des raisons telles que des coûts commerciaux supplémentaires dans la région à partir de laquelle son entreprise opère. L’automatisation des points d’accès devrait permettre aux utilisateurs de choisir la source de paiement parmi les différentes options disponibles.
Conclusion:
Les comptes créditeurs automatisés peuvent être facilement intégrés aux logiciels d’entreprise existants et ne nécessitent aucune révision majeure. À l’aide d’une API tierce et de la reconnaissance optique des caractères, les factures au format papier et virtuel sont enregistrées et les données sont comparées à d’autres fichiers connexes pour effectuer le rapprochement avant l’approbation des paiements. La croissance des entreprises à l’heure actuelle peut être adaptée grâce à l’automatisation des processus métier où les comptes fournisseurs sont une fonction cruciale.
