Se débarrasser d’un fichier numérique est beaucoup plus facile que de détruire en toute sécurité des documents papier. Après tout, une fois que vous le jetez puis que vous vous en débarrassez, dans la plupart des pays, il devient un bien public. Cela signifie que n’importe qui peut prendre vos documents et les utiliser à diverses fins malveillantes.
Si vous voulez empêcher quelqu’un d’utiliser vos anciens documents personnels ou professionnels contre vous, vous devez les déchiqueter.
De nombreuses entreprises ont leurs propres appareils de déchiquetage, mais faire appel à des services professionnels peut être une meilleure solution. Voici pourquoi et quand les utiliser.
Débarrassez-vous de votre machine : externalisez le déchiquetage papier
Même si vous possédez un appareil de déchiquetage de papier, vous voudrez peut-être embaucher des professionnels pour déchiqueter les documents. Faire appel aux services d’un tiers pour faire ce travail est beaucoup plus pratique et sécuritaire.
La plupart des dispositifs internes sont déchiquetés en longues bandes verticales, qui sont très faciles à assembler si quelqu’un est vraiment déterminé à le faire (vous seriez surpris du nombre de personnes). Les machines professionnelles coupent souvent les fichiers en croix et les convertissent en morceaux de confettisil n’y a donc aucun moyen de les remonter.
De plus, ils offrent destruction certifiéece qui signifie que vos confettis confidentiels seront envoyés à une papeterie et immédiatement recyclés.
Tenez également compte du risque de fraude sur le lieu de travail lorsque vous autorisez un seul employé à déchiqueter des documents confidentiels. Cela ne peut pas arriver si vous engagez une aide professionnelle, car il est dans leur intérêt de s’assurer que votre article ne survivra pas et ne tombera pas entre de mauvaises mains.
quoi moudre
Que vous fassiez des tiroirs pleins de papier à la maison ou que vous pleuriez sur des piles de dossiers dans votre armoire de bureau, vous pourriez bénéficier de services de déchiquetage de papier.
Il existe de nombreux types de documents qui pourraient vous nuire ou nuire à votre entreprise s’ils tombent entre de mauvaises mains. Voici donc certaines choses que vous devriez déchiqueter.
Papiers personnels pour prévenir l’usurpation d’identité
Tout document contenant votre informations personnellement identifiables (PII) — numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire, nom complet, adresse e-mail, etc. — doit être soigneusement détruit.
Les vols d’identité se produisent trop souvent, avec une violation de données sur cinq provenant de dossiers papier abandonnés.
Tout renseignement personnel sur la santé (PHI)tels que les tests de laboratoire, les informations d’assurance, les dossiers médicaux, etc., sont également des documents déchiquetés.
Données commerciales obsolètes
Les anciens plans stratégiques, documents juridiques, plans tarifaires et autres données sensibles n’ont rien à voir avec les divers armoires et tiroirs. Les plongeurs d’ordures d’entreprise avertis peuvent utiliser même des informations sérieusement obsolètes à des fins néfastes.
Tu pourrais non seulement souffrir Préjudice financier important, mais votre réputation pourrait être en danger aussi. Une étude a montré que 80 % des participants quitteraient une entreprise ayant subi une violation de données.
Données de confidentialité des employés
En tant que propriétaire d’entreprise responsable, vous souhaitez protéger la vie privée de vos employés actuels et anciens. Par conséquent, vous devez adhérer à une politique de confidentialité qui vous oblige à éliminer de manière responsable les anciens contrats d’employés et d’autres informations dès que possible.
Cela ne dépend pas non plus de votre bonne volonté : la plupart des pays ont les lois qui vous obligent à protéger les informations privées des employés.
Données client
Il en va de même pour vos clients : il y a lois qui vous obligent à protéger les données sensibles de vos clients. Ceci est particulièrement important si vous travaillez quotidiennement avec ces informations.
Non seulement vous êtes tenu de vous débarrasser des documents clients sensibles de manière responsable, mais même s’il n’y a pas de lois réglementant cela, vous voudrez toujours le faire. Une seule violation de données client suffit à sonner le glas de votre entreprise.
Désordre
Même trouble non précisé il vaut mieux être entre les mains de destructeurs de papier professionnels. Vous ne savez jamais quel type de documents pourrait se retrouver dans ces piles de fichiers occupant inutilement votre précieux espace.
Avantages des services de déchiquetage de papier
Comme vous commencez probablement à le voir, faire appel à des services professionnels de déchiquetage de documents pour les documents dont vous n’avez plus besoin présente de nombreux avantages. Voici les plus importants.
Prévention des violations de données
Ainsi, comme nous l’avons vu, le premier et le plus important avantage est éliminant le risque de toute violation de données – qu’il s’agisse de vos données personnelles, des informations sur l’entreprise ou des données sur les employés et les clients. De nombreuses entreprises peuvent également détruire leurs disques durs pour une sécurité maximale.
Vous obtenez deux en un : sécurité et recyclage
En choisissant d’utiliser des services professionnels, vous garantissez non seulement une sécurité absolue des données, mais vous prenez également soin de l’environnement.
De nombreuses entreprises s’efforcent d’être plus respectueuses de l’environnement en essayant de se passer du papier. Cependant, vous pouvez aussi être vert si vous vous assurez que votre vieux papier est réutilisé au lieu de finir dans une benne à ordures.
Éloignez les risques d’incendie
Le papier aléatoire qui traîne est un grave risque d’incendie. Un incendie détruira certainement vos documents à jamais, mais il détruira également tout le reste sur son passage. Pour éviter cela et assurer la sécurité au travail, assurez-vous qu’il n’y a pas de papier qui traîne sur les bureaux, dans les bacs et les tiroirs, etc., en le faisant déchiqueter par des professionnels.
Retranchement de l’espace
Peut-être avez-vous collecté une quantité importante de papier simplement parce que vous ne saviez pas quoi en faire et comment vous en débarrasser. Alors pourquoi ne pas libérer cet espace pour quelque chose que vous utiliseriez réellement en vous débarrassant des anciens fichiers ? vous seriez surpris de voir à quel point espace supplémentaire que vous pourriez obtenir Par ici.
Commodité
L’utilisation d’une déchiqueteuse de bureau est tout sauf pratique. Ça prend du temps et c’est salissant. Vous devez d’abord retirer les classeurs en plastique, les trombones, les agrafes et tout ce qui n’est pas du papier. Il faudrait donc savoir quoi faire des déchets. Peut-être enverriez-vous quelqu’un pour les emmener au recyclage.
Avec des services professionnels, vous n’avez pas à vous soucier de tout cela. De nombreuses entreprises ont même des déchiqueteuses puissantes capables de couper le plastique, le caoutchouc et d’autres matériaux.
économies de coûts
S’appuyer sur des services de déchiquetage payants peut vous fait vraiment économiser de l’argent à long terme. C’est une solution élégante à un problème compliqué, et vous n’avez pas à vous soucier des coûts supplémentaires.
D’un autre côté, les réparations et l’entretien de votre destructeur de bureau peuvent être assez coûteux et inefficaces. De plus, lorsque certains de vos employés détruisent du papier, ils perdent un temps précieux qui devrait être consacré à leur travail, ce qui vous fait perdre de l’argent.
Enfin, les coûts des violations de données et de la violation de la loi pourraient vous mettre en faillite.
