Chaque entreprise a une façon de gérer les comptes clients. Peu importe que le revenu mensuel de l’entreprise soit de 2 000 $ ou de 200 000 $. Un processus de cette nature nécessite une gestion, et il existe des « meilleures pratiques » pour cela, comme pour toute autre activité commerciale à laquelle vous pouvez penser.
L’importance des meilleures pratiques de gestion des comptes clients ne peut être surestimée, et les propriétaires d’entreprise peu familiers avec le domaine peuvent les utiliser comme guide.
Dans cet article, nous examinerons les meilleures pratiques de gestion des comptes clients.
1. Gardez une trace de votre facturation
La gestion de vos comptes clients affecte votre résultat net. Le montant d’argent entrant dans votre entreprise est proportionnel au montant que vos clients sont prêts à dépenser. S’assurer que votre entreprise a accès à des liquidités signifie rester au top de la facturation.
Les factures sont essentielles pour garder une trace de l’argent dû aux entreprises, car sans elles, les clients peuvent oublier ou ne pas vouloir payer. Prenez du temps chaque jour pour produire et suivre les factures. De plus, au lieu d’envoyer les factures par courrier, vous pouvez essayer de les envoyer par e-mail.
2. Ne laissez pas les comptes clients non recouvrés trop longtemps
Plus un compte reste longtemps impayé, plus il devient difficile d’être payé. Juridiquement, certaines lois interdire le recouvrement de créances après une période déterminéeen particulier lorsqu’un compte devient en souffrance.
Vous pouvez travailler avec une agence de recouvrement si vous ne souhaitez pas gérer les recouvrements en interne. S’il n’est pas reçu à la date d’échéance, le personnel qui supervise et gère les comptes débiteurs doit contacter le client dès que possible.
Autoriser un membre du personnel des comptes clients à communiquer librement avec le client. Donnez-leur la parole pour expliquer le vol. Cela aidera à forger un lien fort avec le client.
Si un laps de temps significatif s’est écoulé depuis la date d’expiration, votre personnel doit commencer à envoyer une communication plus énergique. Des lettres et des courriels d’avertissement concernant d’éventuelles poursuites judiciaires pour retard de paiement peuvent être utiles.
3. Assurez-vous que votre politique de crédit est bonne pour votre entreprise
Il y a deux choses à retenir lorsqu’il s’agit de comptes débiteurs. Tout d’abord, toutes les personnes ou entreprises ne sont pas dignes de confiance. Une politique de crédit solide est essentielle pour toute entreprise.
Deuxièmement, vous ne devriez pas trop faire confiance à votre clientèle. N’oubliez pas qu’accorder plus de crédit à un client peut entraîner une dette ingérable que vous ne pouvez pas payer. Cela peut conduire un client en défaut.
4. Encouragez les clients à s’inscrire à la facturation en ligne
À l’échelle mondiale, les entreprises encouragent de plus en plus leurs clients à se passer du papier en proposant les paiements électroniques en option. Les factures papier sont mauvaises pour l’environnement et pour le service client, car elles prennent trop de temps à être émises.
Par conséquent, les entreprises doivent traiter les factures par voie électronique et les rappels de paiement via des applications ou des notifications par e-mail. Autorisez les clients à effectuer des paiements par carte de crédit, PayPal ou transfert électronique de fonds. Offrir des incitations pour que les autres suivent le mouvement.
De plus, cela évitera au client l’anxiété de garder une trace de la date d’échéance des factures ou de savoir s’il dispose ou non de fonds suffisants pour couvrir les frais de service. Plus il est facile pour vos clients de payer, plus ils sont susceptibles de le faire rapidement et sans se plaindre.
Vous pouvez accepter différentes devises si vous avez de nombreux clients à l’étranger. L’expérience client s’améliorera rapidement et pratiquement si vous proposez d’autres options de paiement.
Les clients sont plus susceptibles de payer à temps si vous les laissez utiliser leur méthode préférée, surtout s’il existe un lien pratique dans la facture numérique.
5. Élaborez un plan de collecte fiable
Un moyen facile de rester au courant des factures en souffrance est d’utiliser un outil moderne et efficace système de gestion des comptes débiteurs. Mais cela ne vous servira à rien si vous ne mettez pas ces connaissances en pratique.
Vous devrez trouver un moyen de gérer les paiements, par exemple :
- A combien s’élèveront les intérêts moratoires ?
- Comment allez-vous communiquer avec les clients concernant les retards de paiement ?
- À quelle fréquence les clients recevront-ils des notifications (date de paiement, une semaine de retard, quatre semaines de retard, etc.) ?
- Comment et où l’équipe des comptes clients documentera-t-elle la correspondance liée au paiement pour ses dossiers ?
Établissez un ensemble de politiques efficaces, puis respectez-les. Lorsqu’un compte est en souffrance, votre équipe de recouvrement doit être en mesure d’agir rapidement et en toute confiance en fonction de la procédure de crédit par défaut de votre entreprise.
En ce qui concerne les défaillants à long terme, la plupart des propriétaires de petites entreprises gèleront de peur d’aliéner le client. Cependant, les problèmes de défaut et les crises de trésorerie qui en résultent deviennent beaucoup plus probables si vous ne disposez pas de procédures solides en place.
Assurez-vous que les factures obtiennent l’approbation rapide de toutes vos signatures autorisées. Limitez au minimum le nombre de personnes devant signer une facture. Tout autre va-et-vient entre les services ne fait que retarder le paiement.
6. Méfiez-vous des payeurs lents
N’importe qui peut retarder le paiement et il peut y avoir des problèmes pendant le traitement, mais certaines personnes ont de sérieux problèmes pour respecter leurs engagements financiers. Conserver un client dont les paiements sont régulièrement en retard ne vaut peut-être pas les maux de tête potentiels à venir.
Peut-être que l’une de ces alternatives fonctionnera mieux pour vous :
- Mettre fin à votre relation d’affaires avec un client.
- Réduisez votre limite de crédit.
- Exigez les paiements futurs à l’avance.
Après tout, l’un des objectifs de la gestion des comptes clients est de réduire les créances irrécouvrables et d’augmenter vos profits, ce qui est un défi si vous devez dépendre de clients qui manquent constamment à leurs obligations de paiement.
Bien sûr, vous devrez vous assurer que la police que vous choisissez couvre tous les clients. Veillez à ne pas donner l’impression de cibler des comptes clients individuels. Au lieu de cela, développez une procédure cohérente pour répondre aux retards de paiement. Vos conditions d’utilisation doivent décrire les répercussions pour les contrevenants récidivistes.
dernières pensées
Les entreprises subissent des pertes financières importantes en raison des retards de paiement et des retards de paiement des clients ; même les payeurs de confiance ont parfois des problèmes de trésorerie et de défaut de paiement. Bien sûr, il est également possible de mettre en œuvre l’automatisation des comptes clients pour rendre le processus plus facile et moins dépendant de l’intervention humaine.
Malgré la probabilité que la plupart des clients paient leurs factures à temps, chaque entreprise aura parfois des comptes en souffrance. Adhérez aux meilleures pratiques ci-dessus pour gestion des comptes débiteurs Vous pouvez réduire les problèmes de recouvrement de votre entreprise.
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