La transition vers le digital s’accélère dans tous les secteurs et le monde juridique n’est pas épargné. D’ici à 2026, tous les cabinets d’avocats en France seront concernés par l’obligation de facturation électronique, une réforme qui s’inscrit dans le cadre de la modernisation de la vie économique des entreprises. Le processus de dématérialisation des factures en cabinet d’avocats est sur le point de vivre une véritable révolution numérique.
La feuille de route pour une mise en place progressive
D’après les actualités récentes, la mise en œuvre de cette obligation de facturation électronique sera progressive. Les grandes entreprises seront concernées dès le 1er janvier 2024, suivies des entreprises de taille intermédiaire (ETI) en 2025, et enfin des PME et microentreprises, dont font partie de nombreux cabinets d’avocats, en 2026.
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Les critères clés d’une facture électronique
Pour respecter cette nouvelle norme, les factures électroniques – également appelées e-factures – devront répondre à quatre critères essentiels :
- Authenticité : l’identité de l’émetteur doit être garantie.
- Intégrité : impossibilité de modifier, copier ou supprimer la facture une fois émise.
- Lisibilité : la facture doit être lisible par un programme informatique.
- Accessibilité sécurisée : archivage sécurisé de la facture pour une durée minimum de 10 ans.
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Anticipation : la clé du succès
Les cabinets d’avocats, tout comme d’autres entreprises, doivent anticiper ce changement majeur. Si cette réforme présente de nombreux avantages à long terme, tels que l’automatisation des processus de facturation, le gain de temps, la diminution des coûts et la fluidité des échanges, elle représente également un défi de taille à court terme.
Il est impératif d’entamer dès maintenant le projet de mise en place de la facturation électronique, d’en saisir tous les enjeux et d’avoir une vision globale des activités impactées. Vous pouvez également déléguer cette tache à une entreprise tiers, et confier la gestion de votre dématérialisation de facture avec Kolecto
Obligation de dématérialisation des factures 2024
La première idée à dissiper est que cette transformation consiste simplement à générer des PDF. L’enjeu est bien plus large, car l’État cherche à travers cette mesure à avoir un contrôle total et transparent sur les transactions TVA des entreprises. Cette mesure concerne non seulement les entreprises locales mais aussi les filiales de sociétés étrangères opérant en France, ce qui en souligne l’importance.
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Le portail public de facturation : un outil central
Dès juillet 2024, le gouvernement français mettra à disposition des entreprises le Portail Public de Facturation (PPF). Ce portail servira non seulement de dépôt pour les factures dématérialisées, mais aussi de réception pour toutes les factures d’achat émises par des fournisseurs conformes à la réglementation. Mais la complexité ne s’arrête pas là. D’autres portails partenaires pourront se substituer au PPF, ajoutant une couche supplémentaire de choix et de décision pour les entreprises.
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Le format FACTUR-X : un nouveau standard
L’un des éléments les plus cruciaux de cette transformation est le format de fichier à utiliser. La France s’oriente vers le format FACTUR-X, qui est bien plus qu’un simple PDF. Ce format hybride comprend une représentation visuelle standard de la facture pour les besoins humains (la partie PDF) et une partie structurée (en XML) qui contient les données détaillées de la facture. C’est cette dernière qui est d’un intérêt primordial pour l’État car elle lui permet de contrôler efficacement la TVA.
L’impact sur les entreprises
Toutes les entreprises devront se conformer à la réception de factures dématérialisées dès juillet 2024. Cependant, en fonction de leur taille, elles auront des délais différents pour émettre leurs factures. Les grandes entreprises et groupes devront démarrer dès juillet 2024, tandis que les petites entreprises auront jusqu’en janvier 2026.
Mais ce qui est crucial, c’est l’impact indirect de cette mesure. Même si une petite entreprise n’est pas encore légalement tenue de se conformer, si ses clients – en particulier les grandes entreprises – ont adopté la facturation électronique, ils peuvent exiger de leurs fournisseurs qu’ils en fassent de même. Cette pression commerciale peut précipiter la conformité bien avant que la loi ne l’exige.
En bref : la dématérialisation des factures est un tournant majeur pour le paysage commercial français. Les entreprises doivent non seulement comprendre la technologie et la réglementation, mais aussi anticiper les besoins et attentes de leurs partenaires commerciaux. Le temps presse, et l’anticipation sera la clé de la réussite dans cette transition.
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Conclusion
La dématérialisation des factures en cabinet d’avocats s’inscrit dans un mouvement global de digitalisation des processus professionnels. Les cabinets d’avocats, en tant qu’acteurs majeurs du secteur juridique, ont tout à gagner à embrasser cette évolution. Ce passage au digital, bien que complexe, est une opportunité pour les cabinets d’optimiser leurs opérations, de gagner en efficacité et de se moderniser.
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L’importance de la dématérialisation des factures en 2024 repose non seulement sur une simple mutation vers le numérique, mais aussi sur une transformation légale et opérationnelle pour les entreprises. En effet, derrière la facturation électronique se cache une réalité doublement complexe : la facturation proprement dite et le « lyriporting » ou reporting électronique.
