Le processus des comptes fournisseurs (AP) peut être particulièrement difficile pour les entreprises B2B. Toute erreur peut entraîner une augmentation des frais et nuire à la réputation d’une entreprise. Heureusement, il existe une solution. Un programme AP automatisé offre de multiples avantages pour les opérations B2B. Ces avantages comprennent des coûts d’exploitation réduits, moins d’erreurs comptables, des paiements plus rapides et de meilleures relations avec les fournisseurs.
En savoir plus sur la façon dont une solution d’automatisation de point d’accès peut bénéficier aux entreprises B2B.
Réduction des coûts d’exploitation
Automatisation des points d’accès Vous pouvez réduire les coûts d’exploitation de plusieurs façons. Premièrement, les plates-formes AP automatisées peuvent permettre aux entreprises de réduire la taille de leurs départements AP. Cela peut permettre aux entreprises d’économiser beaucoup d’argent qu’elles auraient autrement à dépenser en salaires, en avantages sociaux et même en charges sociales.
Bien que les coûts de main-d’œuvre inférieurs soient les réductions de coûts les plus importantes, il existe d’autres moyens par lesquels l’automatisation des points d’accès peut réduire les coûts d’exploitation. Par exemple, une plate-forme AP automatisée peut envoyer des chèques numériques (ACH) au lieu de chèques papier. Cela permettra aux entreprises d’économiser sur les coûts de papier, d’encre et d’affranchissement. Bien que cela puisse sembler être une petite somme d’argent, cela peut tout de même représenter des milliers de dollars par mois pour une grande entreprise.
moins d’erreurs
Bien que les économies d’argent soient le facteur le plus important pour de nombreuses entreprises qui passent à des programmes de comptabilité fournisseurs automatisés, la réduction du nombre d’erreurs comptables est également importante. Même les meilleurs comptables feront des erreurs de temps en temps. Ces erreurs prendront du temps à être identifiées et corrigées. En outre, de telles erreurs peuvent entraîner des retards de paiement. Cela peut entraîner des frais de retard et des relations endommagées avec les fournisseurs. Les plates-formes d’automatisation AP éliminent l’erreur humaine de l’équation.
paiements plus rapides
Bien sûr, les programmes automatisés peuvent traiter les factures plus rapidement que les gens. Cela conduit à un processus AP beaucoup plus rapide. De nombreuses entreprises offrent des rabais aux entreprises qui paient leurs factures plus tôt. Bien que ces remises représentent généralement deux pour cent ou moins de la facture totale, un programme AP automatisé permettra aux entreprises de bénéficier régulièrement de ces remises. Cela peut faire économiser beaucoup d’argent à l’entreprise.
De meilleures relations avec les fournisseurs
Tous les autres avantages de l’utilisation d’un programme AP automatisé se combinent pour créer une meilleure relation entre l’entreprise et ses fournisseurs. Les vendeurs seront heureux s’ils sont payés rapidement et avec précision. Cela pourrait se traduire par des accords plus favorables entre le fournisseur et l’entreprise. Une relation positive entre l’entreprise et ses fournisseurs améliorera également sa réputation.
Une collaboration plus facile entre les professionnels de la comptabilité fournisseurs
Le processus des comptes fournisseurs peut être plus complexe pour une entreprise B2B que pour une entreprise B2C. C’est pourquoi les professionnels de la comptabilité fournisseurs doivent travailler ensemble pour s’assurer qu’ils peuvent traiter les factures rapidement et avec précision. Ceci est difficile à faire lors du traitement manuel des factures. Les départements AP qui gèrent tout manuellement exigent souvent que les travailleurs rencontrent les autres membres du département en personne avant de pouvoir procéder à une facturation. Ceci est très inefficace et prend du temps.
Une plate-forme AP automatisée permet aux comptables d’envoyer une facture à un approbateur ou à un approbateur sans avoir à leur remettre une copie papier ou même à leur envoyer un e-mail. Dès qu’ils auront terminé leur travail sur une facture, le système automatisé la déplacera automatiquement à l’étape suivante du processus, qui peut impliquer l’envoi de la facture à un autre membre du service.
Les plates-formes AP automatisées permettent même aux comptables de communiquer facilement entre eux. Ceux qui travaillent sur la même facture peuvent facilement laisser des notes visibles par les autres membres du service. De cette façon, vous n’avez pas besoin de vous rencontrer en personne ou même d’attendre une réponse à un e-mail.
transparence améliorée
Les entreprises B2B doivent avoir des relations plus étroites avec d’autres entreprises que les entreprises B2C. Les entreprises B2B doivent être prêtes à être transparentes avec leurs clients et leurs partenaires. Il est également important que les entreprises soient transparentes avec leurs actionnaires.
Les entreprises qui alimentent des processus de facturation manuels ont toujours un potentiel de fraude financière. Peu importe à quel point ils prétendent être bons, les boucles sont susceptibles d’entraîner des pertes de revenus. Les entreprises utilisant un logiciel AP automatisé disposeront d’informations détaillées sur leurs dépenses, ce qui leur permettra d’être plus transparentes.
AP Automation est la meilleure solution de comptes fournisseurs B2B
De nombreuses entreprises prétendent offrir les meilleures solutions de comptes fournisseurs. Certaines de ces sociétés se spécialisent dans le traitement des paiements, tandis que d’autres peuvent fournir des logiciels de comptabilité. Cependant, une plate-forme AP automatisée est la solution ultime. En effet, ces programmes peuvent gérer plusieurs fonctions comptables avec des solutions automatiques. C’est plus rapide que d’utiliser un logiciel de comptabilité qui doit être contrôlé manuellement et plus rentable que d’externaliser les processus AP à un tiers. Les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus de comptes fournisseurs devraient se tourner vers des plates-formes AP automatisées qui peuvent s’intégrer à d’autres logiciels.
Vous pourriez être intéressé : 5 stratégies pour améliorer le marketing à la performance B2B
