Si vous souhaitez respecter les réglementations de conformité, réduire les coûts globaux, améliorer les performances de l’entreprise et vous concentrer sur les opérations commerciales de base, vous devez externaliser vos fonctions comptables à des cabinets CPA tiers. Comptabilité externalisée ils sont le meilleur moyen d’accéder à des solutions technologiques modernes pour la santé financière de votre entreprise.
Dans ce guide, nous examinerons cinq raisons pour lesquelles vous devriez externaliser votre comptabilité.
Raisons pour lesquelles vous devriez externaliser votre comptabilité
Accès aux connaissances financières et comptables
La comptabilité, la préparation de rapports et d’audits financiers et l’analyse des états financiers nécessitent des compétences, de l’expérience et un accès à des outils et à une technologie avancés que vous ne possédez peut-être pas. L’externalisation de votre comptabilité vous permet d’embaucher une équipe de professionnels. Les meilleurs cabinets comptables emploient des professionnels spécialisés dans différentes fonctions.
L’externalisation de votre comptabilité vous permet d’accéder à un large éventail d’expertises. Votre comptable interne peut avoir des capacités limitées. Vous ne pourrez peut-être pas embaucher un comptable, un auditeur, un analyste et un directeur financier (CFO). L’externalisation de vos fonctions comptables à un cabinet d’experts-comptables tiers vous donne accès à différents experts comptables dotés de compétences différentes.
Ces experts travaillent ensemble et choisissent les meilleures solutions et processus comptables pour votre organisation. Ils planifient et élaborent également des stratégies pour l’avenir financier de votre entreprise afin de vous guider dans
répondre à vos objectifs commerciaux. De plus, les cabinets comptables se tiennent au courant des nouveaux développements et tendances dans leur domaine. Pour rester à flot sur un marché concurrentiel, les prestataires de services comptables externalisés doivent mettre à niveau leurs compétences et leurs certifications.
Lorsque vous externalisez vos fonctions comptables, cela vous donne confiance et tranquillité d’esprit. Vous êtes assuré qu’une organisation de confiance, compétente et professionnelle gère vos données financières confidentielles et sensibles. Vous pouvez également profiter de leur expérience et de leurs ressources pour obtenir des conseils d’experts.
Économisez des coûts, du temps et des ressources
Le temps précieux de vos employés peut être consacré à la comptabilité interne. Le coût de fonctionnement d’un service de comptabilité peut être plus élevé que vous ne le pensez. Le temps passé dans les fonctions de tenue de livres et de comptabilité pourrait être consacré à l’amélioration des performances commerciales, des heures facturables des clients ou à la sécurisation d’un accord commercial ou d’une relation client.
Un service financier interne nécessite 3 à 6 collaborateurs aux fonctions différentes. Selon la taille de votre entreprise, votre entreprise peut avoir besoin d’un service comptable avec des rôles tels que comptable, analyste des données de vente, comptable du personnel, responsable comptable, contrôleur et directeur financier. Le maintien d’un service financier complet vous oblige à payer des salaires, des avantages sociaux, des heures supplémentaires, un espace de bureau, une assurance maladie et des congés payés (PTO).
Le coût de la tenue des livres internes n’est pas toujours financier, mais il peut affecter la performance globale de votre entreprise. Il y a aussi les coûts d’entretien, d’embauche, d’intégration, de formation et de fidélisation du personnel. La plupart des tâches comptables ne génèrent pas de revenus pour l’entreprise ; C’est là que la comptabilité externalisée entre en jeu. L’un des principaux moyens par lesquels l’externalisation de vos fonctions comptables peut aider votre entreprise est qu’elle élimine tout le temps consacré à ces tâches, réduit les coûts de l’entreprise et vous permet de vous concentrer sur la croissance de l’entreprise. Les cabinets comptables vous permettent de choisir les services comptables spécifiques dont vous avez besoin. Certains offrent des paiements mensuels et d’autres facturent à l’heure. C’est une option rentable.
Les professionnels de la comptabilité externalisés ont l’expérience et utilisent des technologies, des outils et des processus avancés et automatisés. Ces outils les aident à exécuter des tâches financières plus rapidement. Cela réduit également le risque d’erreur humaine et expédie les livrables plus tôt que prévu. En raison de leur niveau d’expertise, les prestataires de services de comptabilité externalisés n’ont pas besoin de vous pour les superviser. Il vous permet de canaliser du temps et des ressources vers d’autres domaines d’activité importants. Vous pouvez également former et faire venir votre ancien personnel comptable pour apprendre et travailler dans d’autres domaines qui ont besoin de plus de main-d’œuvre au sein de l’entreprise.
Minimiser les risques de fraude et de vol
Les petites et moyennes entreprises sont plus exposées au risque de mauvaise gestion financière ou de fraude que les grandes entreprises. Les petites entreprises ont souvent deux à trois employés comptables en interne, ce qui présente un risque plus élevé d’inconduite financière. Dans les petites entreprises, il est courant que la comptabilité soit gérée en interne par une ou deux personnes, ce qui présente un plus grand risque de fraude. L’externalisation réduit le risque de fraude et laisse place à plus de contrôles internes et de sécurité en confiant la responsabilité à un tiers.
Lorsque les entreprises sous-traitent leurs fonctions comptables à un expert indépendant et impartial, une nouvelle paire d’yeux examinera tous les enregistrements et transactions tout en traitant vos données. Ces experts peuvent détecter des modèles dans les données pour détecter une activité frauduleuse ou une négligence.
Les entreprises de CPA externalisées minimisent le risque de fraude grâce aux méthodes suivantes.
- Séparez les devoirs d’autorisation, de tenue de registres, de garde des actifs et de vérification des transactions. Une seule personne ne devrait pas avoir le contrôle des trois fonctions.
- Utilisation de systèmes de paie automatisés/électroniques pour prévenir la fraude à la paie
- Utilisation de chèques électroniques au lieu de chèques papier
- Accordez uniquement au propriétaire ou au gestionnaire l’accès aux relevés bancaires et aux chèques annulés.
- Revue de la liste des prestataires agréés
- Faire correspondre les factures aux bons de commande en numérisant les factures et en les liant aux transactions correspondantes dans le logiciel de comptabilité
Éviter les pénalités lors de la déclaration de revenus
La préparation des déclarations est un processus lent et difficile. Il nécessite la compilation de toutes les factures et de la documentation connexe pour le calcul des taxes et l’analyse complète de l’activité financière d’une organisation au cours d’une période donnée. Préparation d’impôt nécessite de la précision et doit être exempt d’erreurs. Lorsque les entreprises préparent leurs impôts, elles ont besoin de comptables hautement qualifiés et expérimentés, qui facturent souvent des frais élevés. L’externalisation de vos services de tenue de livres aide votre entreprise à préparer et à produire des déclarations de revenus précises et abordables.
Le cabinet CPA s’assurera que toutes les informations sur vos déclarations de revenus sont conformes aux lois fédérales et étatiques. De plus, votre déclaration de revenus sera faite à temps et soumise aux autorités fiscales compétentes avant l’expiration du délai. La production tardive ou la non-production des déclarations de revenus peut mettre votre entreprise en difficulté avec la loi. Vous pouvez encourir des pénalités ou des poursuites qui affectent la réputation de votre entreprise.
Améliorer l’orientation commerciale et la performance de l’entreprise
L’externalisation de leurs fonctions comptables permet aux entrepreneurs et à leurs employés de se concentrer sur le développement des affaires et la relation client et de laisser la comptabilité entre les mains de professionnels. Aider les entreprises à gérer leurs exigences en matière de comptabilité et de tenue de livres leur permet de diriger les ressources et de se concentrer sur les activités commerciales essentielles et de passer moins de temps à calculer les chiffres et à rédiger des états financiers. Cette méthode profite à l’entreprise et au cabinet CPA tiers. La raison en est que les nouveaux outils technologiques améliorent la précision des données et nécessitent moins de temps et de ressources ; cela donne aux conseillers financiers plus de temps pour régler vos problèmes financiers.
La portée des cabinets de CPA et des conseillers financiers va au-delà de la collecte et de l’analyse de données financières. Ils vous conseillent également sur les risques potentiels, les problèmes et les opportunités après avoir analysé et interprété vos données. Plutôt que de simplement vous aider à surmonter les difficultés financières une fois qu’elles se sont produites, ils prennent des mesures proactives pour éviter que des problèmes ne surviennent.
Les cabinets de CPA vous aident à développer des stratégies commerciales intelligentes, à identifier les perspectives de croissance et à établir la reconnaissance du marché et l’appréciation de la valeur à long terme qui conviennent le mieux à votre modèle d’entreprise.
prendre tout en compte
L’externalisation de votre comptabilité est incroyablement bénéfique pour votre entreprise à long terme. Il est rentable, augmente la rentabilité de l’entreprise et vous aide à trouver des mesures proactives pour prévenir les crises financières. Cela réduit également le risque d’erreur humaine, de fraude, d’inconduite financière et de fraude. L’externalisation des fonctions comptables est rentable, donc que votre entreprise soit une petite, moyenne ou grande organisation, c’est pratique, abordable et efficace.
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