La paie est un processus complexe et critique pour toutes les entreprises. Entre les différences de périodes de paie et les lois fiscales, il n’y a pas de feuille de route claire que toutes les entreprises peuvent suivre. Mais malheureusement, une erreur peut entraîner de lourdes sanctions de la part de l’IRS, sans parler du coût potentiel pour le moral des employés.
Vous vous demandez comment prévenir d’éventuels problèmes de paie? Ensuite, poursuivez votre lecture pour découvrir les dix erreurs de paie commises par toutes les entreprises et comment les éviter.
1. Ne pas déposer les impôts retenus en temps opportun
Lorsque vous retenez des impôts sur les chèques de paie de vos employés, vous êtes responsable du dépôt de ces fonds auprès du gouvernement. Le dépôt doit être effectué avant la date d’expiration, généralement le 15 du mois suivant. Vous devez remplir le dépôt à temps pour éviter d’être soumis à une pénalité.
Pour éviter cette erreur, mettez en place un système pour effectuer des dépôts à temps. Ce processus peut impliquer l’utilisation de fonds électroniques ou la mise en place de paiements automatiques à partir de votre compte bancaire professionnel.
2. Défaut de délivrance du formulaire 1099
Si vous payez à un entrepreneur extérieur 600 $ ou plus au cours de l’année, vous devez lui délivrer un formulaire 1099-MISC. Ce formulaire est utilisé pour déclarer la rémunération des non-employés et doit être soumis à l’entrepreneur et à l’IRS avant le 31 janvier.
3. Classification des employés en tant qu’entrepreneurs indépendants
Vous pouvez être redevable des taxes sur l’emploi si vous classez à tort un employé comme entrepreneur indépendant. L’IRS a des règles strictes sur qui peut être classé comme entrepreneur indépendant. En règle générale, le travailleur doit être libre de contrôle et de direction dans l’exécution du travail et doit être en affaires pour lui-même.
4. Traitement inapproprié des paiements de bonus et de commissions
Les primes et les commissions sont considérées comme des salaires supplémentaires et sont soumises à des règles de retenue différentes de celles du salaire régulier. Vous devez retenir l’impôt sur les primes et les commissions à un taux forfaitaire de 22 %, sauf si l’employé choisit de faire retenir l’impôt au taux supérieur de 37 %.
Pour retenir correctement l’impôt sur les primes et les commissions, vous devez calculer le montant du salaire supplémentaire et retenir le montant d’impôt approprié. Vous devrez également envoyer à l’employé un chèque séparé pour la prime ou la commission et une déclaration indiquant que les impôts ont été retenus.
5. Classification erronée des travailleurs dans des sites multi-États
Si votre entreprise a des employés dans plusieurs États, vous devez retenir l’impôt pour chaque État où l’employé travaille. De plus, vous devrez également payer des cotisations de chômage à ces États.
Pour retenir et payer correctement les impôts dans plusieurs États, vous devez enregistrer votre entreprise et obtenir les numéros d’identification fiscale appropriés. Vous devrez également déposer des rapports fiscaux trimestriels dans chaque État.
6. Oubliez les vacances
Vous devez tenir compte des jours fériés si vous utilisez le dépôt direct pour les chèques de paie de vos employés. Si un jour férié tombe un jour où les banques sont fermées, vos employés recevront leur salaire le jour ouvrable suivant.
Pour éviter ce problème, planifiez à l’avance et assurez-vous d’avoir les fonds nécessaires pour faire des chèques papier les jours fériés. Vous pouvez également envisager d’utiliser un service de paie qui déposera les chèques de paie sur les comptes des employés même lorsque les banques sont fermées.
7. Retenue d’impôt FICA incorrecte
La loi fédérale sur les cotisations d’assurance (FICA) inclut les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Le taux d’imposition actuel de la sécurité sociale est de 6,2 % et le taux d’imposition de l’assurance-maladie est de 1,45 %.
Si vous retenez le mauvais montant d’impôt FICA sur les chèques de paie de vos employés, vous pourriez être passible d’une pénalité. Pour éviter cette erreur, assurez-vous de retenir le bon montant d’impôt sur chaque chèque de paie.
8. Erreurs dans les déductions des primes d’assurance maladie
Si vous offrez une assurance maladie à vos employés, vous devrez déduire les primes de leurs chèques de paie. Les retenues de primes doivent être effectuées sur une base avant impôt et le montant déduit doit être divulgué à l’employé sur son talon de paie.
Si vous faites des erreurs en déduisant vos primes d’assurance maladie, vous pourriez devoir des pénalités et des intérêts de l’IRS. Assurez-vous de calculer et de déduire correctement les montants des primes de chaque chèque de paie pour éviter ce problème.
9. Non-respect des privilèges requis
Si les employés font l’objet d’une saisie-arrêt, vous devez retenir le montant approprié sur leurs chèques de paie et l’envoyer au créancier. Le type de saisie-arrêt le plus courant est une ordonnance de pension alimentaire pour enfants, mais les agences peuvent également émettre des saisies-arrêts pour des dettes impayées, telles que des prêts étudiants ou des dettes de carte de crédit.
Pour éviter ce problème, assurez-vous de calculer correctement le montant de la saisie-arrêt et de le retenir sur chaque chèque de paie.
10. Calcul incorrect de la rémunération des heures supplémentaires
Si vous avez des employés éligibles au paiement des heures supplémentaires, vous devez vous assurer que vous calculez et payez correctement le salaire des heures supplémentaires. Le taux des heures supplémentaires est de 1,5 fois le taux horaire régulier de l’employé, les heures supplémentaires étant des heures dépassant 40 heures par semaine.
Vous pouvez être soumis à des pénalités et à des arriérés de salaire si vous ne payez pas le bon salaire pour les heures supplémentaires. Pour éviter ce problème, assurez-vous de calculer correctement votre taux d’heures supplémentaires et de payer toutes les heures éligibles.
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